Algumas dicas para organizar seu espaço de trabalho.

ESPAÇO FÍSICO

• Primeiro é preciso organizar a disposição do espaço. O seu local de trabalho, a mesa, deve ser posicionada de maneira prática, acessível e que promova a visibilidade de todo o escritório. Os outros móveis devem ser dispostos como satélites em torno da mesa;
• Livros e pastas estruturadas de relatórios ocupam muito espaço e devem ser colocadas em prateleiras e devidamente identificadas. De preferência escolha cores diferentes de acordo com cada tema e segmento de conteúdo da pasta;
• Impressora, fax, scanner devem ficar por perto para facilitar a sua mobilidade. Providenciar uma pequena mesa auxiliar ao lado da sua mesa é uma boa opção;
• Providencie, pelo menos, um gaveteiro ou espaço do tipo no escritório para arquivar documentos que são usados com pouca frequência ou que precisam ser arquivados por longo período. Este espaço por permanecer na periferia da sala.

ORGANIZANDO A ROTINA E PEQUENOS ESPAÇOS DE TRABALHO

• Deixe sobre a mesa apenas os materiais de escritório que utiliza todos os dias: canetas, marcadores, clips e post-its. Outros acessórios como furadores, grampeadores, canetas coloridas podem ser guardados na primeira gaveta da mesa em um caixinha;
• Invista em um cable Box ou um passacabos para organizar e esconder a grande quantidade de cabos de computador e de outras máquinas no escritório. Isso pode deixar o ambiente mais limpo visualmente;
• Uma boa dica é eleger acessórios para dividir as tarefas a realizar das realizadas. Algumas pessoas optam por gavetas específicas, caixas ou bandejas com divisória. As bandejas são baratas e fáceis de organizar. Nomeie da forma como preferir, por exemplo:
  • TAREFAS DIÁRIAS – para o que você ainda precisa resolver no dia
  • DESPACHAR – o que precisa ser enviado para outro departamento
  • REALIZADOS – o que você já concluiu.
    Dependerá do seu segmento de trabalho. Lembre-se, deixe próximo apenas os materiais referentes à suas demandas do dia;
• Tenha um espaço no escritório para os seus bens pessoais. Eles devem permanecer separados dos demais itens do escritório. Geralmente eles cabem em uma gaveta e, de preferência, a última da mesa;
• Adote uma agenda para marcar reuniões e programar o trabalho. Provavelmente você tem uma rotina básica diária. Vale fazer uma espécie de cartão com todas essas tarefas para evitar esquecer alguma e ter que anotá-las todos os dias. Outra dica, não custa sair 15 minutos mais tarde ou chegar 15 minutos mais cedo pra arrumar o ambiente de trabalho e preparar a agenda em nome da sua competência.
• Programe uma limpeza geral nos armários dos escritórios para liberar espaço, pelo menos duas vezes por ano. Cuide bem desse dia para não jogar nada fora, deixar o trabalho pelo meio do caminho e gerar uma confusão ainda maior.