Aproveitar bem o tempo é um dos desafios da atualidade. Para tal, Christian Barbosa, especialista em produtividade, listou 10 dicas para quem quer organizar seu tempo e realizar todas as tarefas. Dentre elas, há soluções ditas há tempos – "tenha uma agenda!" – e práticas que devem ser evitadas, mas que muita gente nem desconfia que sejam prejudiciais. Confira:
1) Organize seus compromissos: Para Barbosa, uma agenda é fundamental. "Primeiro, uma ferramenta que organize o tempo faz com que todos os compromissos sejam lembrados. E quando os horários são levados à risca, é mais fácil realizar todas as tarefas, ou, na pior das hipóteses, o empreendedor não vai fazer um monte de coisas ao mesmo tempo e se atrapalhar", afirma Barbosa. Segundo o especialista, não interessa se a agenda é de papel ou digital, mas ela tem que fazer parte da vida de quem tem um negócio.
2) Planeje três dias à frente: O ideal é que o empreendedor saiba quais são seus apontamentos com o máximo de antecedência possível. "Quando o empreendedor monta seu cronograma três dias à frente, ele consegue distribuir melhor a carga de trabalho", diz Barbosa.
3) Guarde um tempo para os imprevistos: Em um expediente de oito horas ou mais, há sempre tempo para que algum imprevisto apareça: problemas com clientes, trabalhos extras, reuniões que levam mais tempo que o planejado... em resumo, sempre tem um pepino. Para Barbosa, não tem jeito: os imprevistos vão aparecer. "Um recurso que um empreendedor pode usar para atenuar as emergências é resolver as tarefas já previstas em um tempo menor e deixar uma ou duas horas do dia reservadas para imprevistos", afirma ele. Assim, o empreendedor estará livre para resolver problemas mais rapidamente e, caso um milagre aconteça e nada surja, ele poderá adiantar tarefas de outros dias.
4) Adote hábitos saudáveis: Segundo Barbosa, uma pausa no trabalho não é perda de tempo. Ele afirma que práticas defendidas por nutricionistas, como alimentação a cada três horas e a ingestão de dois litros de água por dia, devem ser seguidas durante o expediente. "Quando uma pessoa se alimenta direito, ela se sente melhor. Consequentemente, ela aumenta sua produtividade e consegue dar conta de todos os seus afazeres."
5) Saia do Facebook:
Parar um pouco e dar uma olhada nas mídias sociais é de praxe para quem trabalha em frente a um computador. A influência dessas plataformas na produtividade de um trabalhador é considerada nociva por alguns e não tão ruim assim para outros. Barbosa faz parte do primeiro grupo. "O Facebook é um ladrão sorrateiro de tempo", diz ele. Ninguém está recomendando a proibição das redes sociais no ambiente de trabalho, mas é importante que elas sejam acessadas com parcimônia.
7) Reuniões demais fazem mal: Barbosa começa a falar de reuniões relembrando uma característica de muitos empreendedores com quem ele teve contato. "A impressão que dá é que tem muita gente que é viciada em reunião e as fazem até quando elas não são necessárias. Pior: fazem reuniões longas e cansativas que não trazem benefício a ninguém", diz o especialista. Para Barbosa, os empreendedores devem fazer reuniões somente quando for realmente necessário. E, de preferência, às sextas-feiras. "É comum ver pessoas marcando reuniões às segundas. Este é o pior dia da semana, já que todos estão começando a semana e estão cheio de atividades. Quando o encontro ocorre na sexta, os funcionários chegam na semana seguinte sabendo exatamente o que têm que fazer."
8) Saiba o que interrompe seu trabalho: Assim como responder um e-mail logo que a mensagem chega à caixa de entrada atrapalha o avanço de uma tarefa e diminui a concentração, há um monte de fatores que interrompem e atrapalham o expediente: ligações em excesso, pausas demais e conversas com amigos são apenas alguns deles. É complicado neutralizar todas essas interrupções – até porque você pode parecer mal-educado fazendo isso – , mas um bom começo é listar essas interrupções e, na medida do possível, evitar que elas apareçam.
9) Tenha indicadores de produtividade: Para o especialista, é importante ter estatísticas do tempo gasto em cada tarefa do dia. "Por exemplo, vale levantar quantas horas são gastas em reuniões ou respondendo e-mails, e aí depois verificar se é possível otimizar esses processos e usar esse tempo na realização de outras tarefas."
10) Conte com a tecnologia: Para Barbosa, há alguns softwares que podem ser utilizados para se organizar e otimizar tarefas. Um dos mais conhecidos é o Evernote. O aplicativo, cujo slogan é "lembre-se de tudo", permite que o usuário possa salvar qualquer coisa, sejam ideias, textos, fotos e áudio. O programa é gratuito, mas tem uma versão premium que é paga – mas clientes da Vivo, por conta de uma parceria entre a operadora e o Evernote, não gastam nada para ter acesso a essa versão.
Fonte: Exame
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