Fazer uma reunião de negócios sem uma pauta você corre um risco muito grande de esquecer muitas coisas ou atropelar assuntos.Ao criar uma boa pauta, você
irá tratar dos negócios de forma eficiente e será capaz de se concentrar
efetivamente no futuro.
1-Receba os participantes e inicie a reunião. Neste momento,
você pode fazer algum anúncio geral pertinente para a reunião ou proporcionar
um momento de apresentações antes de prosseguir.
2-Convide o secretário e o tesoureiro para apresentarem seus
relatórios e responderem a perguntas. Durante a reunião, os relatórios devem
ser aprovados oficialmente pelo grupo.
3-Reveja os negócios anteriores. Se a sua empresa ou conselho
tem departamentos ou divisões, cada grupo deve ter sua própria parte da pauta
para trazer dois ou três itens relevantes a respeito de questões empresariais
passadas ou em curso. O progresso de cada questão deve ser relatado e deve ser
fornecido tempo para perguntas e explicações adicionais.
4-Direcione novos negócios. Novamente, cada divisão ou
departamento deve ter uma oportunidade para informar ao conselho ou grupo sobre
os próximos projetos ou esforços. Este pode ser o momento para pedir
envolvimento, voluntários ou outras formas de participação ou apoio. Deve-se
permitir um tempo para perguntas e respostas de acompanhamento.
5-Proporcione uma oportunidade para os participantes lidarem
com novas questões preocupantes que não foram discutidas durante a pauta. Isto
é normalmente chamado de "Fórum Aberto". Durante este tempo, novas
preocupações ou ideias podem ser abordadas de uma forma ordenada. O condutor da
reunião deve reconhecer, ou oficialmente convocar, um participante antes de
começar o fórum de discussão aberta.
6-Encerre a reunião quando todas as discussões acabarem.
Nesse momento, uma nova data de reunião deve ser definida. Esta data
pré-planejada deve aparecer na pauta. Se ela precisar ser alterada, a nova data
pode ser refletida nas atas.
7-Envie a pauta da nova reunião para todos os participantes
de modo que eles possam saber o que esperar dela.
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